Илья Померанец рассказал о преимуществах организации защищенного документооборота

Защищенный документооборот представляет собой эффективное решение, позволяющее обеспечить должный уровень конфиденциальности отчетности и документации и защитить от утечек данных как внутри компании, так и за ее пределы. Организация защищенного документооборота позволяет предоставить доступ к информации только определенным лицам — автору документа, согласующим лицам, исполнителям, получателям. Другие пользователи не имеют возможности просмотра и редактирования. Для организации удобной и эффективной работы в системе защищенного документооборота используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), подтверждающая авторство а также обеспечивающая подлинность данных в документе.

Внедрение защищенного электронного документооборота позволяет обеспечить существенную экономию средств компании, которая обеспечивается за счет следующих составляющих:

— сокращение трудоемкости работы с документами и их отправки. Если раньше документ необходимо было создать, распечатать, упаковать в конверт, то электронный документооборот позволяет выполнить все необходимые действия всего лишь с помощью пары кликов мышкой;

— сокращение трудоемкости получения документов. Если раньше документы необходимо было получить, вбить в систему, сдать в архив, то электронный документооборот обеспечивает автоматическую систематизацию входящих документов, а также полностью исключает ошибки;

— сокращение расходов на уплату штрафов в случае наличия ошибок в документе и его возврата для исправления;

— сокращение расходов на доставку корреспонденции в среднем в 5–10 раз.

Кроме того, внедрение защищенного документооборота позволит реально увеличить прибыль компании. Это происходит следующим образом:

— сокращение в несколько раз времени, затрачиваемого на отправку корреспонденции, что освобождает массу времени, которое можно продуктивно использовать для выполнения непосредственных должностных обязанностей;

— ускорение оборота компании благодаря быстрому выставлению счетов и, соответственно, оперативному получению оплаты от клиентов компании;

— отказ от необоснованного увеличения штата, сокращение издержек.

Организация защищенного документооборота — это одно из направлений деятельности УД «Русская Компания». Для получения профессиональной консультации просьба обращаться по указанным телефонам.

Телефон: +7 (3452) 68-00-86.